Guía v5/Correo y agenda con Evolution

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Correo y agenda con Evolution

Composición de un mensaje con Evolution
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Composición de un mensaje con Evolution

Siendo MS Windows el sistema operativo utilizado por la mayoría de usuarios y siendo MS Outlook el principal programa de correo que estos usuarios utilizan, es natural que dichos usuarios sientan una cierta preocupación cuando soplan vientos de migración a software libre. ¿Qué le sucederá a todo mi correo archivado? ¿Podré responder allí todos los correos pendientes que tengo aquí? ¿Y todos mis contactos, coleccionados con tesón? ¿Y todas las funciones de trabajo en grupo, podré llevarlas a cabo bajo GNU/Linux? Son preguntas que se hacen muchas personas y también muchas organizaciones que dependen en buena parte del groupware, el software de trabajo en grupo.

Pues bien, no hay que preocuparse. Los usuarios de MS Outlook y cualquiera que esté interesado en una buena herramienta libre de trabajo en grupo pueden aterrizar sin problemas en Evolution. Con ella podrán gestionar su correo, contactos, calendario y tareas. También dejarán atrás los problemas de virus y dispondrán de potentes herramientas de filtrado de spam, búsqueda de mensajes y cifrado de correo, entre otras funciones.

Evolution es un peso pesado en su categoría, indicado especialmente para quienes manejen grandes cantidades de correo y para quienes vayan a hacer uso de sus funcionalidades de agenda y calendario. Quienes tengan pretensiones más modestas o deseen únicamente un gestor de correo electrónico ligero, pueden probar con Thunderbird, el hermano de Firefox.


Lo que hay que saber

Los usuarios que sepan manejarse con el correo electrónico no tendrán mayores problemas para dar sus primeros y segundos pasos con Evolution. El uso básico de su agenda de contactos y su calendario con gestor de tareas también se explica casi por sí mismo debido a su simplicidad. Otra cosa es exprimir todas las posibilidades de este completo programa, aunque con práctica y lectura de la documentación se llega a todos los rincones sin mayores problemas.

Vamos a repasar las funcionalidades más destacadas del que es uno de los buques insignia del proyecto GNOME y del software libre en general.


Ataque combinado a virus y spam

Podemos recordar varias ocasiones en los últimos años en las que un virus de Internet (denominado así por los medios) afectó a miles (¿millones?) de usuarios en todo el mundo. Incidimos con cursiva en la expresión "virus de Internet" por ser una falsedad. Melissa, ILOVEYOU, Bugbear y otros éxitos de infección informática mundial... fueron virus de MS Windows que aprovecharon agujeros y debilidades sobretodo de MS Outlook, también de MS Internet Explorer.

Los problemas causados por estos virus de MS Outlook han sido variables, desde llenar nuestros buzones de basura digital hasta distribuir por la red contraseñas y números de tarjetas introducidos inocentemente por usuarios ya infectados. Cada vez que hay una nueva oleada, los medios mencionan cálculos de pérdidas en millones de euros. La conclusión mediática tradicional (inocente o no) ha sido que tales virus eran de Internet, que era Internet el foco de inseguridad. Mientras tanto, quienes utilizaban otros programas de correo veían las posibilidades de infección drásticamente reducidas, mientras que quienes utilizaban otros sistemas operativos simplemente no se veían afectados por tales virus.

Evolution ha jugado y sigue jugando un papel remarcable a la hora de poner las cosas en su sitio. Todos los virus que aspiran a la fama internacional encontrando un nuevo agujero en el sistema operativo MS Windows y sus aplicaciones clave tienen poco o nada que hacer ante el sistema operativo de un usuario de Evolution. La única molestia es tener que filtrar todo el correo inservible que estos virus generan como efecto colateral, pero incluso esto sabe hacerlo muy bien Evolution.

Evolution combina varias técnicas para filtrar el spam, o correo basura:

  • El programa lleva integrado SpamAssassin, una aplicación de filtrado de correo basura que se basa en una tecnología de probabilística. Por ejemplo, si un mensaje nos habla de Viagra, incluye imágenes y está lleno de colores y mayúsculas, tiene pero que muchos puntos para que SpamAssassin lo tumbe antes de que llegue a nuestros ojos. El correo detectado como spam es archivado directamente en una carpeta Spam.
  • Aun así, la probabilística puede equivocarse o ser imperfecta. Nuevas técnicas de spam consiguen saltarse los filtros, por ejemplo enviando mensajes ofreciendo V1AG-R4 en texto plano, sin HTML ni colores, y con un título aleatorio. Si un correo de estos llega a nuestra vista sólo tenemos que marcarlo como spam. El sistema aprende, y pocas veces le meten dos goles por la misma escuadra. Esto también sucede a la inversa. Sobretodo al principio es probable que correos legítimos sean catalogados erróneamente como spam. Marcándolos como legítimos el sistema aprende rápido, y a los pocos días ya casi no se producen errores.
  • Por si esto no fuera suficiente, podemos activar en las opciones de correo y spam Incluir tests remotos. Este chequeo hace que cuando bajemos nuestro correo, Evolution conecte con un servidor distribuido de listas negras de spam, actualizado regularmente.

Esta triple técnica anti-spam es bastante efectiva. y, junto con la profilaxis ante virus, lleva la calma a nuestro buzón.


Organización automática de mensajes

Crear una carpeta de búsqueda.
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Crear una carpeta de búsqueda.

Tener el buzón ordenado es un gusto, pero si recibimos grandes cantidades y hacemos un uso profesional del correo electrónico, el gusto pasa a ser una necesidad. Evolution ofrece la posibilidad de crear tantas carpetas como deseemos para organizar nuestro correo; y además nos permite configurar filtros para redireccionar automáticamente los mensajes a su correspondiente carpeta, tal cual van llegando.

Pongamos un ejemplo. Aunque es bastante frecuente el tener una dirección para el trabajo y otra para los asuntos personales, es relativamente sencillo recibir correos personales en la dirección del trabajo, y en algunos casos viceversa también. Con Evolution podemos manejar ambas cuentas de forma simultánea, filtrando los correos a la carpeta Oficina o Personal dependiendo del remitente, una palabra en la cabecera del mensaje... Así, los correos de nuestros familiares pueden ir siempre a Personal aunque a veces nos lleguen a la dirección del trabajo. También podemos abrir carpetas específicas para listas de correo a las que estemos suscritos, para que no se mezclen con los correos que presuntamente nos envían expresamente a nosotros.

Una estrategia pragmática para ir creando filtros y carpetas es ir localizando los tipos de correos que, por su frecuencia o abundancia, obstruyen el orden en nuestra bandeja de entrada. Si, por ejemplo, se nos van acumulando los mensajes con titulares de servicios a los que nos hemos suscrito, podemos clicar uno de estos correos con la tecla derecha del ratón y a partir de él crear un filtro Titulares. A medida que nos vayan llegando correos de otras fuentes de titulares vamos editando este filtro en Herramientas, añadiendo los nuevos remitentes. Actuando con un poco de método, hasta el buzón más transitado consigue tener canalizada la mayor parte del correo entrante de forma automática, quedando en la bandeja de entrada los nuevos mensajes singulares que posiblemente requieran nuestra atención.


Potentes opciones de búsqueda

Herramienta de búsqueda de correos
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Herramienta de búsqueda de correos

Combinada con la funcionalidad de filtros, tenemos en Evolution las carpetas de búsqueda. Al margen de cómo organicemos los correos en nuestras carpetas, nos puede interesar tener unas búsquedas activas en todo momento, materializadas en estas carpetas de búsqueda.

Por ejemplo, se aproxima el tiempo de tomarnos un descanso y en las últimas semanas hemos estado intercambiando mensajes con varios familiares y colegas sobre las vacaciones. Pues bien, creamos una carpeta de búsqueda Vacaciones y la configuramos de tal forma que aparezcan allí los mensajes que contengan las palabras vacaciones, Semana Santa, descanso, relax y fiesta tanto en el título como en el cuerpo del mensaje. Allí aparecerán todos los mensajes, independientemente de si están almacenados en tal o cual carpeta.

Otro ejemplo de carpeta de búsqueda puede ser definido por la regla correos no leídos de las últimas dos semanas que contengan mi nombre. Las posibilidades son infinitas.

Para búsquedas puntuales Evolution dispone de un potente motor de búsqueda que nos permite definir múltiples parámetros y que realiza escaneos exaustivos, ya que la aplicación indexa todos los contenidos de los mensajes (sin contar los ficheros adjuntos).


Firma y cifrado de correo

Pestaña de configuración de GPG.
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Pestaña de configuración de GPG.

No vamos a entrar en mayores explicaciones sobre la firma digital y la encriptación de correos y archivos, pero sí vamos a dejar claro que conocer estas técnicas y ponerlas en práctica es recomendable hoy; y va a serlo más en el día de mañana. Sobre todo si estamos haciendo un uso profesional del correo y estamos manejando datos confidenciales. Es necesario que, como mínimo, seamos conscientes de los sencillo que es manejar comunicaciones firmadas y encriptadas y, también, lo relativamente sencillo que es interceptar nuestro correo abierto para alguien que realmente se lo proponga y tenga los conocimientos o el presupuesto para conseguirlo.

Puede sonar a paranoia pero ¿acaso dejamos el coche abierto en plena ciudad, cuando entramos un momento en una tienda? El riesgo de que nos lo roben en esos dos minutos es escaso pero... con lo sencillo que es cerrar la puerta vaya ganas de correr riesgos. Un principio similar se puede aplicar con la firma y cifrado de correo.

Por ejemplo, si la firma de correos con nuestra clave personal fuera una práctica extendida, sería muy sencillo separar el grano de la paja automáticamente en el spam que recibimos con remitentes de conocidos (obtenidos principalmente gracias a virus de MS Outlook). La firma digital está asociada también a toda una serie de servicios y una cobertura legal cuya legislación y aplicación está en lento pero seguro proceso.

Con Evolution es sencillo firmar o cifrar mensajes con nuestra clave personal (denominada clave GPG).


Cómo crear una clave GPG

Ventana inicial del Administrador de claves de cifrado
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Ventana inicial del Administrador de claves de cifrado

Lo ideal sería poder crear nuestra clave GPG con Evolution, pero esta funcionalidad aún no ha sido incorporada. Hay varias formas de crear una clave personal para firmar y cifrar nuestros correos, explicamos cómo llevar a cabo esta tarea con Seahorse, un administrador de claves de cifrado.

  1. Vamos a Aplicaciones > Accesorios > Contraseñas y claves de cifrado. Si no aparece aún en el menú de Aplicaciones, la opción más sencilla aunque no la más rápida es cerrar la sesión y volver a entrar.
  2. En la pantalla inicial de la aplicación veremos la opción Generar una nueva clave para usted. Clicamos en Nuevo. Esta acción abrirá un asistente sin pérdida:
    1. Pantalla inicial del asistente. Adelante.
    2. Escogemos un Nivel de seguridad medio, a menos que queramos iniciar una exitosa carrera de hacker con esta clave o trabajemos para alguna agencia de espionaje. Adelante.
    3. Introducimos nuestro nombre completo, el Comentario se refiere sobretodo a la dirección de correo que vamos a entrar (correo personal, trabajo, etc) y nuestra dirección de correo electrónico a la que asociaremos la firma. Adelante.
    4. La frase de paso es una contraseña que debe combinar el arte de ser compleja y a la vez que la podamos recordar. Lo ideal es que combine letras mayúsculas, minúsculas y números de forma que no coincida con palabra de diccionario alguna. Esta contraseña no hay que facilitarla nunca a nadie. Adelante.
    5. Podemos introducir una fecha de caducidad a una clave, pero seguramente esta funcionalidad no nos hará falta (para empezar). Sin caducidad y Adelante.
    6. Última pantalla de confirmación de los datos introducidos. Aplicar. Pasarán unos segundo de aparente inactividad, pero es que Seahorse está concentrado realizando millones de cálculos para generar una clave dura de pelar.

Y ya tendremos nuestra clave creada, a la vista en la pantalla inicial. Veremos que nuestra clave tiene un identificador (Key ID) del tipo 01424304. No hay dos identificadores de clave iguales en el mundo, y éste es el nuestro. A diferencia de la contraseña, nuestro identificador de clave sí es un número que podemos publicitar tanto o más que nuestro número de teléfono o nuestra dirección de correo.

Para firmar y cifrar correos deberemos introducir este mismo identificador de clave en las preferencias de esa misma cuenta de correo en Evolution:

  1. Editar > Preferencias
  2. Seleccionamos la cuenta de correo asociadada a la clave y clicamos en Editar.
  3. Vamos a la pestaña Seguridad e introducimos la clave en el campo ID de clave GPG.

Si hemos dado este paso es recomendable consultar la Ayuda tanto de Evolution como del Administrador de claves de cifrado para conocer las posibilidades de uso de claves de cifrado.

Importación de calendarios web

Evolution incorpora un calendario perpetuo en el que podemos hacer anotaciones como haríamos en una agenda del presente año. Podemos mantener varios calendarios de forma simultánea pero no revuelta: cumpleaños de familiares y amistades, entregas en el contexto de un proyecto, festividades oficiales... Podemos consultar el calendario teniendo todas las entradas a la vista o sólo la de uno o varios calendarios.

Pero eso no es todo. Evolution permite importar los datos de los denominados calendarios web. Hay miles de ellos y un buen lugar para indagar sobre el tema a la búsqueda de calendarios que nos puedan resultar útiles es iCalShare [1] (http://icalshare.com/). Por ejemplo, con un solo clic podemos importar a Evolution el calendario de liga del Valencia CF, todas las rondas eliminatorias del próximo torneo de tenis de Wimbledon, la temporada entera de Fórmula 1...


Integración con aplicaciones GNOME

Evolution forma parte del proyecto GNOME y está desarrollado de forma plenamente integrada con este escritorio (lo que no impide que pueda ser también utilizado en el escritorio KDE u otros, por supuesto). Dicha integración tiene como beneficio la posible interacción con otras aplicaciones de GNOME.

En la actualidad hay tres funciones de integración:

  • Los eventos del calendario de Evolution se pueden mostrar también en el calendario del escritorio, ubicado en el panel. De esta forma no es necesario que abramos Evolution si lo único que deseamos ver es cómo tenemos el día.
  • Los contactos de nuestra agenda pueden ser añadidos como amigos en el cliente de mensajería instantánea Pidgin, que repasamos en el siguiente apartado.
  • La aplicación de gestión de proyectos Planner también puede importar automáticamente nuestros contactos, y en próximas versiones podrá importar también tareas, funcionalidad que está siendo actualmente desarrollada.

Integracion con MS Exchange y otros

En organizaciones públicas y privadas es probable que se utilice algún tipo de herramienta para compartir agenda de contactos, calendarios, etc. Posiblemente la aplicación más implantada sea MS Exchange, aunque hay otras posibilidades como Groupwise o la gestión de datos a través de un servidor LDAP. No poder compartir datos con estos entornos sería motivo suficiente para frenar cualquier migración individual o colectiva a software libre, pero Evolution es capaz de operar con estos entornos.

Un trabajador puede conectarse desde Evolution a un servidor de MS Exchange y operar como cualquier otro en la ejecución de tareas tales como:

  • Acceso al correo y envío a través del protocolo MS Exchange.
  • Acceso a la lista global de direcciones y entrada de vCards.
  • Sincronización de datos con Palm.
  • Gestión de contraseñas.
  • Trabajo en modo desconectado (offline).


Componentes

Hecho el repaso de lo más destacado, nos queda hacer una introducción a cada uno de los componentes de Evolution. En la Ayuda integrada al programa se explica con todo detalle las funcionalidades de cada componente.

Gestor de correo electrónico

Ventana de entrada al gestor de correo.
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Ventana de entrada al gestor de correo.

Hemos avanzado varias de las posibilidades que ofrece el gestor de correo de Evolution, su pieza principal. Resumiendo y ampliando:

  • Asistente de configuración de nuevas cuentas de correo.
  • Gestión simultánea de varias cuentas.
  • Detección de spam.
  • Filtrado y organización del correo en carpetas.
  • Buscador por parámetros y carpetas de búsqueda.
  • Marcas para distinguir mensajes importantes, pendientes, etc.
  • Verificación ortográfica.
  • Gestión de certificados (claves GPG).
  • Gestión de listas de correo.
  • Uso de conectores para muchas funciones, de forma que se pueden desconectar para ofrecer instalaciones más sencillas o se pueden activar para un uso más avanzado con una herramienta más potente.
  • Pasarelas y buen entendimiento con otras aplicaciones, concretamente las de Microsoft.


Agenda de contactos

Ventana principal de la agenda de contactos.
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Ventana principal de la agenda de contactos.
Podemos rellenar hasta tres hojas por cada contacto.
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Podemos rellenar hasta tres hojas por cada contacto.
  • Extensa colección de datos a introducir para cada contacto.
  • Fácil entrada de nuevos contactos desde los correos recibidos.
  • Formato vCard para importar y exportar datos personales.
  • Posibilidad de establecer grupos de contactos.
  • Envío de invitaciones a listas de contactos.
  • Exportación de contactos a Gaim y Planner.


Calendario y tareas

Ventana principal del calendario.
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Ventana principal del calendario.
  • Gestión de varios calendaros juntos, pero no revueltos.
  • Importación y exportación de calendarios web mediante el protocolo iCal.
  • Operatividad para organizar reuniones entre múltiples contactos y sus respectivos calendarios.
  • Introducción de tareas públicas, privadas o confidenciales con diversos grados de acceso.
  • Gestión básica de tareas: duración, estado, porcentaje completado, etc.
  • Exportación de eventos al calendario del panel de GNOME.


Configuración de Evolution

Opciones de configuración de Evolution
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Opciones de configuración de Evolution

Si abrimos el menú Editar > Preferencias se nos muestra el menú de configuración del programa, con lo que podremos optar a las siguientes funcionalidades:

  • Cuentas de correo para crear o añadir nuevas cuentas.
  • Autocompletado permite seleccionar listas de direcciones para completar de forma automática los nombres.
  • Opciones de correo nos ayuda a elegir entre formatos y tipos, además de otras opciones sobre cabeceras y spam.
  • Preferencias del editor gestiona aspectos de formato, firmas y ortografía.
  • Calendario y tareas configura opciones de la Agenda.
  • Certificados nos ayuda a comunicarnos con nuestros contactos de forma segura mediante una conexión cifrada.

En el menú principal de Evolution se puede llegar a afinar de forma clara e intuitiva más opciones de configuración, en particular aquéllas relacionadas con carpetas o mensajes.


Migrar a Evolution desde MS Outlook

El paso de MS Outlook a Evolution no sólo implica un cambio de programa y de formato de almacenamiento de correos y datos personales. También implica el paso de un sistema operativo no libre y de unos formatos no libres a GNU/Linux y los formatos libres utilizados por Evolution. Dicho salto no se pude realizar directamente, sino que necesitamos de un ayudante que tenga un pie en cada orilla. Este ayudante va a ser Mozilla Thunderbird, software libre y con versión para MS Windows.

Muy resumidamente los pasos a dar son:

  1. Exportamos los datos de MS Outlook.
  2. Los importamos a Mozilla Thunderbird, a ser posible en una instalación fresca y sin más datos.
  3. Una vez importados, o bien los grabamos en un CD o dispositivo de almacenamiento USB (es bastante probable que no quepan en un disquete) o bien los dejamos en una partición que podamos montar y a la cual podamos acceder desde Guadalinex.
  4. Importamos los datos de Thunderbird a Evolution, preferiblemente desde una instalación fresca también. Si ya tenemos correos y carpetas de nuestra creación, deberemos compactarlas para que no interfiera en la importación.

En la Ayuda del programa explican estos mismos pasos con más detalle.


Sigue: Mensajería instantánea con Pidgin